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Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Rosenheim, Deutschland
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Ihre Aufgaben

In dieser Rolle belgeiten Sie die Geschäftsführung in organisatorischen, administrativen und inhaltlichen Themen. Durch Ihre strukturierte Arbeitsweise schaffen Sie Klarheit, sichern reibungslose Abläufe und tragen dazu bei, dass strategische Vorhaben zielgerichtet umgesetzt werden.

Administrative und organisatorische Unterstützung

  • Die Terminplanung der Geschäftsführung liegt bei Ihnen in verlässlichen Händen - Prioritäten und Fristen behalten Sie dabei stets im Blick. 
  • Geschäftsreisen bereiten Sie vollständig vor, buchen passende Verbindungen und stellen relevante Unterlagen rechtzeitig zusammen. 
  • Reisekosten erfassen und bearbeiten Sie sorgfältig und sorgen für eine vollständige Abrechnung.
  • Durch strukturiertes Dokumentenmanagement und vorausschauende Vorbereitung unterstützen Sie das Tagesgeschäft der Geschäftsführung effektiv.

Kommunikations- & Korrespondenzmanagement

  • Schriftstücke und interne Mitteilungen formulieren Sie präzise und im passenden Tonfall.
  • Formulierung kleiner Texte mit Bezug zur Geschäftsführung (z. B. Glückwünsche, Danksagungen).
  • Gäste heißen Sie willkommen und sorgen für einen professionellen ersten Eindruck.
Meeting- und Veranstaltungsmanagement
  • Inhaltliche Vorbereitung von Meetings der Geschäftsführung (Agenda, Präsentationen, Entscheidungsunterlagen).
  • Protokollführung und strukturierte Nachbereitung.
  • Inhaltliche oder konzeptionelle Mitwirkung an Veranstaltungen mit Geschäftsführungsbezug; operative Umsetzung erfolgt über Empfang bzw. Office & Facility Management.
Informations- und Entscheidungsmanagement 
  • Entscheidungsvorlagen bereiten Sie kompakt auf und recherchieren Hintergrundinformationen.
  • Projekte und Sonderthemen begleiten Sie strukturiert und unterstützen die Geschäftsführung bei der Umsetzung.
  • Offene Punkte verfolgen Sie proaktiv nach und sichern mithilfe eines verlässlichen Fristenmanagements die Einhaltung von Deadlines.
Schnittstellenfunktion
  • Als zentrale Ansprechperson koordinieren Sie die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und externen Partnern.
  • Mit den Kolleginnen und Kollegen aus dem Officemanagment arbeiten Sie eng zusammen und übernehmen bei Bedarf gegenseitige Vertretungen.
Ihr Profil
  • Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. Studium der Betriebswirtschaft).
  • Sie bringen bereits mehrjährige Erfahrung in der Geschäftsführungsassistenz oder einer ähnlichen Rolle bringen Sie mit.
  • Professionelles Auftreten, Diskretion und ein sehr gutes Sprachgefühl ist für Sie selbstverständlich.
  • Eine strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und Freude an Organisation zeichnet Sie aus.
  • Sie bringen sehr gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere in Outlook, Word und PowerPoint mit.
  • Sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse sind zwingend erforderlich.
Warum wir?
Wir bieten ein kollegiales Arbeitsumfeld in einer zukunftsträchtigen Branche mit Gestaltungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen. Dazu gehören eine erfahrungs- und leistungsgerechte Bezahlung, ein unbefristeter Arbeitsvertrag, flexible Arbeitszeiten, Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie attraktive Zusatzleistungen. 
 
Möchten Sie mehr erfahren und Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
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Über uns

ISOPLUS – Connecting District Energy 
Energie effizient transportieren – das ist unsere Mission bei der ISOPLUS Group.

Als führender europäischer Hersteller von vorgedämmten Rohrsystemen setzen wir seit über 35 Jahren Maßstäbe in Effizienz und Qualität. Unsere Lösungen reduzieren CO₂-Emissionen und Energieverluste. Mit rund 1.600 Mitarbeitenden an neun Standorten in Europa bieten wir ganzheitliche Systemlösungen – von der Planung bis zur Umsetzung.

Werde Teil der Energiewende! 
Wir suchen motivierte Kolleginnen und Kollegen, die mit uns an nachhaltigen Infrastrukturprojekten arbeiten wollen. Bei ISOPLUS erwarten dich spannende Aufgaben, ein starkes Team und eine Branche mit Zukunft.

Your mission
In this role, you support the Executive Management in organizational, administrative, and content-related matters. Through your structured way of working, you create clarity, ensure smooth operations, and contribute to the focused implementation of strategic initiatives.

Administrative and Organizational Support
  • You are responsible for managing the Executive Management´s calendar, always keeping priorities and deadlines in mind.
  • You fully prepare business trips, book suitable travel arrangements, and compile all relevant documents in a timely manner. 
  • You carefully record and process travel expenses, ensuring complete and accurate reimbursement. 
  • Through structured document management and foward-looking preparation, you effectively support the Executive Management´s day-to-day business. 
Communication & Correspondence Management 
  • You draft written documents and internal communications with precision and an appropriate tone. 
  • You prepare short texts related to Executive Management matters (e.g. congratulations, thank-you notes).
  • You welcome guests and ensure a professional first impression.
Meeting and Event Management 
  • You prepare Executive Management meetings in terms of content (agendas, presentations, decision documents).
  • You take minutes and ensure structured follow-up.
  • You contribute content-wise or conceptually to events involving Executive Management; operational execution is handled by Reception or Office & Facility Management.
Information and Decision Management 
  • You prepare decision-making documents in a concise manner and research relevant background information.
  • You support projects and special topics in a structured way and assist Executive Management in their implementation.
  • You proactively follow up on open items and ensure deadline adherence through reliable deadline management.
Interface Function 
  • As a central point of contact, you coordinate communication between Executive Management, departments, and external partners.
  • You work closely with colleagues in the Office Management team and provide mutual cover when required.
Your profile
  • You have completed a commercial apprenticeship or hold a comparable qualification (e.g. a degree in Business Administration).
  • You have several years of experience as an Executive Assistant or in a comparable role.
  • A professional demeanor, discretion, and excellent communication skills come naturally to you.
  • You are characterized by a structured, independent working style and enjoy organizational tasks.
  • You have very good MS Office skills, particularly in Outlook, Word, and PowerPoint.
  • Very good German and English language skills are essential.
Why us?
Wir bieten ein kollegiales Arbeitsumfeld in einer zukunftsträchtigen Branche mit Gestaltungsspielraum und kurzen Entscheidungswegen. Dazu gehören eine erfahrungs- und leistungsgerechte Bezahlung, ein unbefristeter Arbeitsvertrag, flexible Arbeitszeiten, Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten sowie attraktive Zusatzleistungen. 
 
Möchten Sie mehr erfahren und Teil unseres Teams werden? Dann freuen wir uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung!
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About us

ISOPLUS – Connecting District Energy  
Efficient energy transport – this is our mission at the ISOPLUS Group. 

As a leading European manufacturer of pre-insulated pipe systems, we have been setting standards in efficiency and quality for more than 35 years. Our solutions reduce CO₂ emissions and minimize energy losses. With around 1,600 employees at nine sites across Europe, we offer comprehensive system solutions – from planning to implementation. 

Be part of the energy transition!  
We are looking for motivated colleagues who want to work with us on sustainable infrastructure projects. At ISOPLUS, you can expect exciting tasks, a strong team, and a future-oriented industry. 

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